Protection Des Données Et Politique De Confidentialité

La dernière mise à jour de cette politique date du 3 octobre 2024.

Chez The KOL Connection Ltd (« The KOL Connection »), nous prenons votre confidentialité très au sérieux. Notre Politique de Confidentialité explique la manière dont nous utilisons vos données personnelles et vos droits concernant les données personnelles que nous détenons. La présente Politique de Confidentialité (« Politique ») s’applique à The KOL Connection et repose sur des principes de base mondialement acceptés en matière de protection des données et de confidentialité. 

The KOL Connection est enregistré auprès de l’Information Commissioner’s Office au Royaume-Uni en tant que contrôleur de données. La présente Politique adopte les principes fondamentaux de la loi britannique sur la protection des données de 2018 (la « Loi ») et du règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (« RGPD ») en tant que normes minimales auxquelles The KOL Connection, ses employés et ses fournisseurs adhèrent.

COORDONNÉES

Nos coordonnées complètes sont les suivantes :

Entité légale : The KOL Connection Ltd

Nom : Nicole Boven

Titre : Responsable conformité

Adresse électronique : team@thekolconnection.com

Adresse postale : 83 Victoria Street, Londres SW1H 0HW

Numéro de téléphone : +44 (0)20 3008 8196

Vous avez le droit de déposer plainte à tout moment auprès de l’autorité de contrôle pour les questions de protection des données dans votre pays de résidence. Nous souhaiterions toutefois pouvoir répondre à vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à l’autorité de contrôle, c’est pourquoi nous vous invitons à nous contacter en premier lieu.

Veuillez lire attentivement ce qui suit pour comprendre notre vision et nos pratiques concernant vos données personnelles et la manière dont nous les traitons.  

LA MANIERE DONT NOUS COLLECTONS VOS DONNÉES PERSONNELLES 

Nous pouvons collecter et traiter les données suivantes vous concernant : 

• Les informations que vous fournissez en remplissant des formulaires sur notre site www.thekolconnection.com. Il s’agit notamment des informations fournies lors d’une demande générale de renseignements ou d’une candidature à un emploi. Les informations collectées comprennent le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et toute autre information fournie dans le cadre de votre demande.
• Les données de nos clients et clients potentiels lorsqu’ils s’inscrivent sur notre site web, nous demandent des informations, recourent à nos services et se conforment à nos obligations contractuelles, y compris la gestion des transactions, des rapports, des factures et d’autres opérations liées aux services fournis et reçus, dans le cadre d’un projet d’étude de marché (par exemple, les formulaires d’observation) ou toute autre communication avec nous.
• Dans le cadre de nos études de marché, nous recueillons des données auprès des participants à nos études par le biais d’un certain nombre de supports, y compris, mais sans s’y limiter, des formulaires de consentement, des fichiers audio/enregistrements (sur lesquels la voix peut être déformée afin d’anonymiser vos données personnelles), des screeners et des questionnaires, des sources accessibles au public et des formulaires de signalement d’événements indésirables.
• Si vous participez à une étude, nous pouvons également légalement transmettre vos données à nos clients, les commanditaires de l’étude, à des fins de recrutement pour une étude le cas échéant (par exemple, une étude de marché, des groupes consultatifs ou autre projet).

QUELLES SONT LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS

Nous ne recueillons que le minimum de données personnelles nécessaires, telles que :

• Informations de contact et de communication, telles que :
  • Vos coordonnées (y compris l’adresse électronique, le(s) numéro(s) de téléphone et l’adresse postale)
  • Les enregistrements des communications et des interactions que nous avons eues avec vous 
• Informations financières, y compris :
  • Vos numéros de compte bancaire/IBAN, nom(s) et code(s) BIC/SWIFT/numéros de routage, qui sont utilisés pour payer votre indemnisation si vous participez à une étude de marché.
• Informations biographiques, éducatives et sociales, y compris :
  • Votre nom, votre titre, votre sexe, votre nationalité et votre date de naissance
  • Votre voix, par exemple dans le cadre d’un enregistrement audio pour une étude de marché
• Des informations sur le mode de vie et le travail, notamment :
  • Vos données personnelles saisies dans le(s) produit(s) de travail, les notes et la correspondance engendrée par votre participation à une étude de marché pour The KOL Connection
  • Détails de vos activités professionnelles et de vos centres d’intérêt
  • Votre participation et votre adhésion à des organismes de ce secteur et à des associations professionnelles
• Informations commerciales/relatives à l’étude, y compris :
  • Domaines d’intérêt, description du poste et responsabilités antérieures et actuelles, collaborations antérieures

Nous collectons, utilisons et partageons également des Données Agrégées, telles que des données statistiques ou démographiques, à quelle que fin que ce soit. Les Données Agrégées peuvent être dérivées de vos données personnelles, mais ne sont pas considérées comme des données personnelles en droit, car ces données ne révèlent pas directement ou indirectement votre identité. Toutefois, si nous combinons ou relions des Données Agrégées à vos données personnelles de manière à pouvoir vous identifier directement ou indirectement, nous traitons les données combinées comme des données personnelles qui seront utilisées conformément à la présente politique de confidentialité.

La nature de vos données personnelles collectées dépendra de votre relation avec The KOL Connection et du type de travail que nous menons. The KOL Connection peut faire appel à des partenaires terrain pour recruter des participants à un projet d’étude et mener des entretiens. Généralement, le partenaire terrain attribue un identifiant au répondant (numéro de référence unique) afin de minimiser les données personnelles vues ou partagées avec The KOL Connection.

Toutes les données à caractère personnel seront traitées et collectées de manière licite et transparente dans le respect de la loi. The KOL Connection ne traitera pas les données personnelles d’une manière incompatible avec les objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou autorisées par la suite. Nous prendrons des mesures raisonnables pour garantir que les données personnelles sont fiables pour l’utilisation prévue, exactes, complètes et actuelles. Nous déployons des efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude et l’intégrité des données à caractère personnel et pour les mettre à jour le cas échéant.

LA MANIERE DONT NOUS UTILISERONS VOS DONNÉES

The KOL Connection utilise les données personnelles recueillies aux fins suivantes :

• Dans le cadre de nos études de marché. Par exemple, nous utilisons les informations que nous détenons vous concernant pour vous répondre au cours du processus d’entretien ou de recrutement. Ces informations peuvent être partagées avec les personnes qui vous contactent pour planifier, organiser un entretien ou mener l’entretien d’étude, ou encore vous recontacter pour des questions complémentaires.
• Répondre à vos demandes, y compris celles reçues via le formulaire de contact de notre site web.
• Contacter nos clients et nos prospects au sujet de nos services et fournir les services commandités.
• Dans le cadre professionnel, les données à caractère personnel peuvent être traitées si cela est nécessaire pour initier, exécuter et mener à terme le contrat de travail. Au début d’une collaboration professionnelle, les données à caractère personnel du candidat seront traitées. Si le candidat n’est pas retenu, ses données seront supprimées, à moins que le candidat n’ait accepté de rester dans le fichier pour un recrutement ultérieur.
• Si cela s’avère nécessaire pour respecter nos obligations légales.

Les données à caractère personnel seront traitées et collectées de manière licite, et transparente dans le respect de la loi. The KOL Connection ne traitera pas les données personnelles d’une manière incompatible avec les objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou autorisées par la suite. Nous prendrons des mesures raisonnables pour garantir que les données à caractère personnel sont fiables pour l’usage auquel elles sont destinées, qu’elles sont exactes, complètes et à jour. Nous déployons des efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude et l’intégrité des données à caractère personnel et pour les mettre à jour le cas échéant.

Nos bases juridiques pour le traitement de vos données personnelles peuvent entrer dans l’une des catégories suivantes :

Consentement

Lorsque nous nous appuyons sur le consentement pour le traitement des données à caractère personnel, nous vous en informerons et obtiendrons votre accord sur la manière dont vos données seront utilisées et traitées. Si nous collectons des données à caractère personnel dans le cadre d’un projet d’étude que nous menons, nous obtiendrons votre consentement au moment du projet, conformément aux directives et aux codes de déontologie de nos associations professionnelles. Si des données de catégorie spéciale sont incluses dans la collecte, nous vous demanderons votre consentement explicite pour leur traitement.

Vous êtes libre de retirer ou de modifier votre consentement à tout moment. Il vous suffit de nous envoyer un courriel à team@thekolconnection.com ou de contacter Nicole Boven par téléphone au +44 (0)20 3008 8196.

Intérêt légitime

Nous traitons également des données à caractère personnel afin de poursuivre les intérêts commerciaux légitimes de The KOL Connection et de nos clients. Nos « intérêts légitimes » comprennent les services d’études de marché dans le domaine de la santé que nous fournissons et la garantie que The KOL Connection est géré de manière professionnelle et durable, conformément aux obligations et exigences éthiques, juridiques et réglementaires pertinentes. Nous veillons à ce que ce traitement soit équilibré par rapport aux droits et aux attentes des personnes concernées dont les données à caractère personnel seront traitées en vertu de cette base juridique.

Contrat

Nous pouvons également traiter des données à caractère personnel si le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec la personne concernée.

PARTAGE DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous ne vendrons, ne partagerons, ne transférerons, ni ne louerons aucune donnée personnelle à des tiers d’une manière différente de celle décrite dans la présente Politique. Sauf indication contraire dans cette Politique, nous ne divulguons les données personnelles qu’à des tiers qui ont raisonnablement besoin de les connaître. Ces destinataires doivent s’engager à respecter les obligations de confidentialité.

The KOL Connection veillera à ce que tout tiers auquel nous divulguons des données à caractère personnel fournisse le même niveau de protection de confidentialité que celui requis par les réglementations applicables en matière de protection des données et s’engage par écrit à fournir un niveau adéquat de protection de la confidentialité.

Nous pouvons divulguer vos données personnelles à :

• Tout membre du personnel de The KOL Connection lorsque cela est nécessaire pour permettre à ce collaborateur de répondre à toute demande que vous formulez ou dans le cadre d’étude de marché.
• Autres employés, agents et sous-traitants (par exemple, les fournisseurs qui traitent les données en notre nom, tels que nos comptables, nos avocats, nos agences de recrutement et nos fournisseurs d’étude, y compris les agences de transcription et les fournisseurs de plateformes).
• Les laboratoires pharmaceutiques et fabricants de dispositifs médicaux qui commanditent nos projets d’étude si un événement indésirable, une plainte concernant un produit ou un problème de pharmacovigilance est mentionné au cours de l’entretien. Dans ce cas, et si cela s’applique à votre pays d’origine, il vous sera demandé si vous consentez à ce que vos coordonnées soient transmises à notre client à cette fin. 
• Auditeurs externes, autorités fiscales et inspecteurs (tels que HMRC, auditeurs).

Nous pouvons également divulguer vos données à caractère personnel pour :

• Nous permettre de répondre à des citations à comparaître, à des ordonnances judiciaires ou à des procédures légales, ou d’établir ou d’exercer nos droits légaux ou de nous défendre contre des réclamations légales.
• Enquêter sur des fraudes ou les prévenir, ou prendre des mesures concernant des activités illégales, des situations impliquant des menaces pour la sécurité physique de toute personne, ou comme l’exige la loi.
• Transférer les informations vous concernant si The KOL Connection est acheté par une autre agence ou que les deux sociétés fusionnent.

LA MANIERE DONT NOUS STOCKONS, TRANSFÉRONS ET TRAITONS VOS DONNÉES EN TOUTE SÉCURITÉ

Les données que nous recueillons auprès de vous sont stockées en toute sécurité sur des serveurs cryptés. Elles peuvent être transférées et stockées en dehors de votre pays d’origine et elles peuvent également être traitées par notre équipe opérant en dehors du Royaume-Uni, de l’Europe et des États-Unis qui travaillent avec nous ou par l’intermédiaire de nos fournisseurs.

Nous pouvons également traiter des données à caractère personnel par le biais d’autres mécanismes de conformité, y compris des accords de traitement des données basés sur les clauses contractuelles types de l’UE.

En soumettant vos données à caractère personnel, vous acceptez ce transfert, ce stockage ou ce traitement. Nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées en toute sécurité et conformément à la présente Politique. Malgré ces précautions, aucune mesure de sécurité des données ne garantit une sécurité à 100 % de manière permanente.

TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Lorsque nous transférons vos données à caractère personnel vers une autre juridiction, nous prenons les mesures appropriées pour les protéger, y compris :

• Conclure un accord avec le tiers qui inclut des clauses offrant une protection adéquate de vos informations et qui ne seront pas moins protectrices que celles déterminées par la Commission européenne, dont un modèle est disponible à l’adresse suivante : https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection_en ; ou
• Sinon, en s’assurant que les informations ne seront transférées à des tiers que dans des juridictions qui offrent au moins la même protection de la confidentialité des données personnelles que la juridiction d’où proviennent les données personnelles. Par exemple, dans le cas où les données personnelles proviennent de l’EEE ou du Royaume-Uni et sont transférées vers un pays tiers qui a été jugé comme offrant une protection adéquate par la Commission européenne ou l’ICO britannique pour le traitement de vos données personnelles.

TRAITEMENT DES DONNÉES À L’AIDE DE L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE (IA)

The KOL Connection s’engage à utiliser l’intelligence artificielle (IA) de manière éthique et responsable. Lorsque nous utilisons des systèmes d’IA, nous veillons à ce qu’ils soient conçus de manière à respecter les droits de l’homme, la vie privée et la dignité, en garantissant la transparence, l’équité et la responsabilité. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité robustes pour protéger les données personnelles (y compris l’anonymisation), nous vérifions régulièrement nos systèmes et nous fournissons des explications claires sur les résultats de l’IA. En outre, nous contrôlons, évaluons et testons en permanence nos fournisseurs qui utilisent l’IA et nous ne faisons appel qu’à des fournisseurs qui intègrent des garanties pour s’assurer que le traitement n’enfreint pas les droits des tiers.

DUREE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Vos données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que ne l’exige la finalité du traitement ou que ne l’exige la législation applicable.

Les données personnelles relatives aux études de marché seront conservées pendant un maximum de 7 ans après la fin de chaque projet d’étude de marché. 

Si vous signez un formulaire de consentement pour participer à une étude de marché, votre nom, la date et le montant de l’indemnisation perçue seront conservés pendant 6 ans à des fins de comptabilité et d’audit.

Les informations enregistrées dans le cadre du signalement d’événements indésirables peuvent être conservées indéfiniment, afin de se conformer aux lois relatives au signalement des événements indésirables. 

Les données personnelles relatives aux candidatures sont conservées pendant 1 an à compter de la fin du processus de recrutement.

Pour plus d’informations sur nos directives de conservation des données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : team@thekolconnection.com.

VOS DROITS ET L’ACCÈS À L’INFORMATION

Nous souhaitons nous assurer que vous êtes pleinement conscient de tous vos droits en matière de protection des données, qui peuvent varier en fonction de la base juridique applicable au traitement de vos données à caractère personnel :

• Le droit d’accès — Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos données personnelles sont traitées et de demander des copies des données personnelles que nous détenons.
• Le droit de rectification — Vous avez le droit de nous demander de corriger toute information que vous estimez inexacte. Vous avez également le droit de demander que les informations que vous estimez incomplètes soient complétées.
• Le droit d’effacement — Vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles, sous certaines conditions.
• Le droit à la limitation du traitement — Vous avez le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles, sous certaines conditions.
• Le droit d’opposition au traitement — Vous avez le droit de vous opposer à ce que nous traitions vos données personnelles, sous certaines conditions.
• Le droit à la portabilité des données — Vous avez le droit de nous demander de transférer les données que nous avons collectées à une autre organisation, ou directement à vous, sous certaines conditions.

Si vous vous êtes inscrit sur notre site ou avez accepté de figurer sur une liste de contacts pour recevoir des informations de notre part, vous pouvez demander à être retiré à tout moment en envoyant un courrier électronique à l’adresse team@thekolconnection.com

Votre droit d’accès à vos données à caractère personnel peut être limité dans des circonstances exceptionnelles, y compris, mais sans s’y limiter, lorsque les droits de personnes autres que vous seraient violés par l’autorisation à cet accès. Si nous déterminons que votre accès doit être limité dans un cas particulier, nous vous expliquerons notre décision et répondrons à toute question éventuelle.

Veuillez noter que, dans certains cas, notamment si vous souhaitez que nous supprimions ou cessions le traitement de vos données personnelles, il se peut que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir nos services.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données à caractère personnel (ou pour exercer l’un des autres droits). Toutefois, nous pouvons exiger le paiement d’une redevance raisonnable si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande dans ces circonstances.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter par courrier électronique à l’adresse team@thekolconnection.com ou contacter Nicole Boven par téléphone au +44 (0)20 3008 8196.  

Si vous souhaitez déposer plainte ou si vous estimez que nous n’avons pas répondu à votre préoccupation de manière satisfaisante, vous avez le droit de déposer plainte auprès de votre autorité de contrôle locale responsable des questions de protection des données.

DÉLAI DE RÉPONSE

Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Il peut arriver que nous ayons besoin de plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez formulé plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant.

MODIFICATIONS DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous réexaminons régulièrement notre Politique de Confidentialité et nous nous réservons le droit de la réviser à tout moment. La date de mise à jour est indiquée au début de la présente Politique. Nous vous invitons à consulter cette politique chaque fois que vous envisagez de communiquer des informations personnelles.

COOKIES UTILISES SUR CE SITE WEB

Nous utilisons les cookies suivants :

• Cookies nécessaires. Il s’agit des cookies nécessaires au fonctionnement du site web. Ils comprennent, par exemple, les cookies qui vous permettent de vous connecter à certaines parties du site web.
• Cookies analytiques. Ces cookies nous permettent de reconnaître et de compter le nombre de visiteurs du site web et de voir la manière dont ils naviguent sur le site web lorsqu’ils l’utilisent. Cela nous aide à améliorer le fonctionnement du site web, par exemple en veillant à ce que les utilisateurs trouvent facilement ce qu’ils cherchent.
• Cookies de tiers. Ils sont utilisés par des tiers (tels que Google) pour permettre à leurs services de fonctionner, par exemple Google Captcha sur les formulaires ou Google Maps. Certains tiers utilisent leurs cookies à des fins publicitaires. Nous n’avons aucun contrôle sur ces cookies et nous fournissons un lien vers la politique de confidentialité de la tierce partie, où vous pouvez avoir la possibilité de refuser la collecte de données.