Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung

Diese Erklärung wurde zuletzt am 3. Oktober 2024 aktualisiert.

Wir von The KOL Connection Ltd („The KOL Connection“) nehmen den Schutz Ihrer Privatsphäre sehr ernst. Unsere Vertraulichkeitserklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten verwenden und erklärt Ihre Rechte in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die wir erhalten. Diese Vertraulichkeitserklärung („Erklärung“) bezieht sich auf The KOL Connection und basiert auf global akzeptierten Prinzipien des Datenschutzes und Schutzes der Privatsphäre.

The KOL Connection ist im Vereinigten Königreich beim Information Commissioner‘s Office als Datenkontrolleur registriert. Diese Erklärung übernimmt die fundamentalen Prinzipien des Datenschutzgesetzes des Vereinigten Königreichs (das „Gesetz“) und der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union („DSGVO“) als Mindeststandard, an den sich Mitarbeiter von The KOL Connection und deren Drittanbieter halten müssen.

KONTAKTANGABEN

Unsere vollständigen Kontaktangaben sind:

Juristische Person: The KOL Connection Ltd

Name: Nicole Boven

Titel: Compliance Officer

E-Mail-Adresse: team@thekolconnection.com

Anschrift: 83 Victoria Street, London SW1H 0HW

Telefonnummer: +44 (0)20 3008 8196

Sie haben das Recht, jederzeit Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde für Datenschutzangelegenheiten in dem Land einzulegen, in dem Sie leben. Wir wären Ihnen jedoch dankbar, falls Sie uns die Möglichkeit geben würden, Ihr Anliegen zu lösen, bevor Sie die Aufsichtsbehörde kontaktieren. Daher bitten wir Sie, sich zunächst an uns zu wenden.

Bitte lesen Sie Folgendes sorgfältig durch, damit Sie unsere Ansichten und Praktiken in Bezug auf Ihre persönlichen Daten und den Umgang damit verstehen. 

WIE WIR IHRE PERSÖNLICHEN DATEN ERHEBEN

Wir erfassen und verarbeiten möglicherweise die folgenden Daten über Sie:

• Informationen, die Sie durch das Ausfüllen von Formularen auf unserer Website www.thekolconnection.com angeben. Dies umfasst Informationen, die im Rahmen einer allgemeinen Anfrage oder Stellenbewerbung gemacht werden.  Die erhobenen Informationen umfassen Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere Informationen, die im Rahmen Ihrer Anfrage gemacht werden.
• Daten von unseren Kunden und prospektiven Kunden bei Registrierung auf unserer Website; Informationsanfragen an uns; Kauf unserer Dienstleistungen und in Übereinstimmung mit unseren vertraglichen Pflichten, einschließlich der Durchführung von Transaktionen, Berichterstattung, Rechnungswesen und andere Operationen in Zusammenhang mit der Bereitstellung und dem Erhalt von Dienstleistungen; im Rahmen eines Marktforschungsprojekts (z. B. Formulare für Beobachter) oder andere Kommunikationen mit uns.
• Im Rahmen unserer Marktforschungsstudien erheben wir Daten von unseren Studienteilnehmern über eine Reihe unterschiedlicher Medien, insbesondere über Einverständniserklärungen, Audiodateien / Aufnahmen (bei denen möglicherweise die Stimme verzerrt wird, um sie zu anonymisieren), Vorauswahlfragebögen und Fragebögen, öffentlich zugängliche Informationsquellen und Formulare für die Meldung unerwünschter Ereignisse.
• Wenn Sie Studienteilnehmer sind, kann es auch sein, dass unser Kunde, der Auftraggeber der Studie, uns Ihre Daten legal übermittelt hat, um Sie für die entsprechende Studie zu rekrutieren (z. B. Marktforschung, Beiräte oder andere Projekte).

WELCHE DATEN WIR ERHEBEN

Wir erheben ausschließlich die erforderliche Mindestmenge an personenbezogenen Daten, einschließlich:

• Kontakt- und Kommunikationsinformationen wie z. B.:
  • Ihre Kontaktangaben (einschließlich E-Mail-Adresse(n), Telefonnummer(n) und Anschrift(en)
  • Nachweise von Kommunikationen und Interaktionen, die wir mit Ihnen hatten
• Finanzielle Informationen, einschließlich:
  • Ihre Kontonummer(n) / IBAN, Bankname(n) und Bankleitzahl(en) / SWIFT, die wir zur Zahlung von Aufwandsentschädigungen für die Teilnahme an Marktforschungsstudien benötigen
• Biographische, Bildungs- und soziale Informationen, einschließlich:
  • Ihr Name, Anrede, Geschlecht, Nationalität und Geburtsdatum
  • Ihre Stimme, beispielsweise durch Audioaufnahme von Marktforschungsstudien
• Informationen zur Lebensführung und Arbeit, einschließlich:
  • Ihre persönlichen Daten, die in Arbeitsprodukten, Notizen und Korrespondenz erfasst sind, die Sie im Rahmen von Marktforschungsstudien von The KOL Connection erstellt haben.
  • Einzelheiten zu Ihren beruflichen Aktivitäten und Interessengebieten
  • Ihre Beteiligung an und Mitgliedschaft bei Branchenorganisationen und Fachgesellschaften
• Kommerzielle / studienbezogene Informationen, einschließlich:
  • Interessen-/Schwerpunktgebiete, derzeitige und vorherige Berufsbeschreibungen und Verantwortungsbereiche, vorherige Kollaborationen

Außerdem erfassen, verwenden und teilen wir Aggregatdaten wie z. B. statistische und demographische Angaben zu beliebigen Zwecken. Aggregatdaten können aus Ihren personenbezogenen Daten abgeleitet werden, gelten aber vor dem Gesetz nicht als personenbezogene Daten, da sie keine direkten oder indirekten Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen. Wenn wir jedoch Aggregatdaten mit Ihren personenbezogenen Daten kombinieren oder verbinden, so dass sie zu einer direkten oder indirekten Identifizierung beitragen könnten, so behandeln wir die kombinierten Daten als personenbezogene Daten und diese werden nur in Übereinstimmung mit dieser Vertraulichkeitserklärung verwendet.

Die Natur der personenbezogenen Daten, die über Sie erhoben werden, hängen von Ihrer Beziehung zu The KOL Connection und der Art von Arbeit ab, die wir durchführen. The KOL Connection kann Partnerfirmen für die Rekrutierung von Teilnehmern für eine Marktforschungsstudie und zur Durchführung der Interviews einsetzen.  In der Regel teilt diese Partnerfirma den Teilnehmern eine Teilnehmernummer (unverwechselbare Referenznummer) zu, um die Menge der personenbezogenen Daten, die mit The KOL Connection geteilt oder von uns gesehen werden, zu minimieren.

Sämtliche personenbezogenen Daten werden in Übereinstimmung mit der geltenden Rechtslage erhoben und verarbeitet, auf faire und transparente Weise. The KOL Connection wird personenbezogene Daten nicht für Zwecke verarbeiten, die mit den Zwecken, für die sie erhoben und autorisiert wurden, inkompatibel sind.  Wir werden alle notwendigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten für den vorgesehenen Zweck verlässlich, korrekt, vollständig und aktuell sind. Wir unternehmen angemessene Anstrengungen, um die Korrektheit und Integrität personenbezogener Daten zu erhalten und aktualisieren diese bei Bedarf.

WIE WIR IHRE DATEN VERWENDEN

The KOL Connection verwendet durch uns erhobene personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:

• Bei der Durchführung unserer Marktforschungsstudien. Beispielsweise verwenden wir Informationen über Sie, um Ihnen während eines Interviews / Rekrutierungsprozesses zu antworten und dies kann mit Personen geteilt werden, die Sie kontaktieren, um einen Interviewtermin zu vereinbaren, ein Interview zu organisieren oder durchzuführen oder um Sie mit Folgefragen zu kontaktieren.
• Zur Beantwortung Ihrer Anfragen, einschließlich solcher, die über das Kontaktformular auf unserer Website gestellt wurden.
• Zur Kontaktierung unserer Kunden und prospektiven Kunden in Bezug auf unsere Dienstleistungen und um alle in Auftrag gegebenen Dienste durchführen zu können.
• Bei Anstellungsverhältnissen können personenbezogene Daten verarbeitet werden, um die Anstellungsvereinbarung aufzusetzen, durchzuführen oder zu beenden. Bei Initiierung eines Anstellungsverhältnisses werden die personenbezogenen Daten des Bewerbers verarbeitet. Sollte die Bewerbung abgelehnt werden, so werden die Daten des Bewerbers gelöscht, es sei denn er hat zugestimmt, dass seine Daten für einen zukünftigen Auswahlprozess gespeichert werden.
• Weitere Notwendigkeiten, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

Die personenbezogenen Daten werden in Übereinstimmung mit der geltenden Rechtslage erhoben und verarbeitet, auf faire und transparente Weise. The KOL Connection wird personenbezogene Daten nicht für Zwecke verarbeiten, die mit den Zwecken, für die sie erhoben und autorisiert wurden, inkompatibel sind.  Wir werden alle notwendigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten für den vorgesehenen Zweck verlässlich, korrekt, vollständig und aktuell sind. Wir unternehmen angemessene Anstrengungen, um die Korrektheit und Integrität personenbezogener Daten zu erhalten und aktualisieren diese bei Bedarf.

Die rechtlichen Grundlagen für unsere Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten können in eine der folgenden Kategorien fallen:

Einverständnis

Wenn wir Ihre Einwilligung benötigen, um Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, werden wir Sie hierüber informieren und Ihre Einwilligung in Bezug darauf, wie Ihre Daten verwendet und gehandhabt werden, einholen. Falls wir personenbezogene Daten im Rahmen einer Marktforschungsstudie, die wir durchführen, erheben, werden wir Ihr Einverständnis zum Zeitpunkt des Projekts einholen, so wie in unseren Branchenleitlinien und Verhaltensregeln der Marktforschung dargelegt.  Falls Daten einer Spezialkategorie in der Erhebung enthalten sind, werden wir für deren Verarbeitung ein ausdrückliches Einverständnis von Ihnen einholen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ändern oder widerrufen. Senden Sie uns einfach eine E-Mail an team@thekolconnection.com oder kontaktieren Sie Nicole Boven per Telefon unter +44 (0)20 3008 8196.

Legitime Interessen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch, um die legitimen Geschäftsinteressen von The KOL Connection und unseren Kunden zu vertreten. Unsere „legitimen Interessen“ umfassen das Angebot von Marktforschungsdiensten im Gesundheitssektor und die Sicherstellung der professionellen und zukunftsfähigen Geschäftsführung von The KOL Connection in Übereinstimmung mit den relevanten ethischen, rechtlichen und regulatorischen Pflichten und Anforderungen.  Wir stellen sicher, dass eine derartige Verarbeitung im Gleichgewicht mit den Rechten und Erwartungen der Datensubjekte stehen, deren personenbezogene Daten in diesem rechtlichen Rahmen verarbeitet werden.

Vertrag

Wir können personenbezogene Daten auch verarbeiten, wenn dies für Verträge notwendig ist, die wir mit dem Datensubjekt abschließen.

OFFENLEGUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN INFORMATIONEN

Wir werden keine Ihrer personenbezogenen Daten auf andere Weise als in dieser Erklärung dargelegt, an Dritte verkaufen, teilen, übertragen oder vermieten. Mit Ausnahme von anderslautenden Formulierungen in dieser Erklärung, legen wir persönliche Daten Dritten gegenüber nur offen, wenn diese aus berechtigten Gründen Zugang dazu haben müssen. Derartige Empfänger müssen zustimmen, sich an die Vertraulichkeitsverpflichtungen zu halten.

The KOL Connection stellt sicher, dass Dritte, denen wir persönliche Daten zukommen lassen, das gleiche Niveau an Vertraulichkeitsschutz bieten, wie von den anwendbaren Datenschutzgesetzen vorgeschrieben und dass sie einem angemessenen Schutz der Privatsphäre schriftlich zustimmen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten folgenden Personen gegenüber offenlegen:

• Alle Mitarbeiter von The KOL Connection, wenn dies erforderlich ist, um dem Mitarbeiter die Beantwortung von Anfragen zu ermöglichen, die Sie im Rahmen einer Marktforschungsstudie stellen.
• Andere Mitarbeiter, Beauftragte oder Auftragnehmer (z. B. Zulieferer, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, wie z. B. unsere Buchhalter, Anwälte, Personalagenturen und Marktforschungszulieferer einschließlich Transkriptionsdienstleister und Anbieter von Marktforschungsplattformen).
• Hersteller von pharmazeutischen Produkten oder medizinischen Geräten, die unsere Projekte in Auftrag geben, falls ein unerwünschtes Ereignis, ein Produktmangel oder ein sicherheitsrelevantes Problem in einem Interview gemeldet wird. Falls dies in Ihrem Heimatland zutreffend ist, werden Sie in dieser Situation gefragt, ob Sie einer Weiterleitung Ihrer Kontaktdaten an unseren Kunden für diesen Zweck zustimmen.
• Externe Auditoren, Steuerbehörden und -inspektoren (wie z. B. HRMC, Auditoren)

Zusätzlich können wir Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken offenlegen:

• Um auf juristische Zwangsmaßnahmen, gerichtliche Anordnungen oder rechtliche Vorgänge zu reagieren oder um unsere Rechte zu etablieren oder auszuüben oder um uns gegen Klagen zu verteidigen.
• Um Betrug zu untersuchen und zu verhindern oder um gegen illegale Aktivitäten, Situationen mit potenziellen Bedrohungen gegen die physische Unversehrtheit einer Person oder andere gesetzlich vorgeschrieben Situationen vorzugehen.
• Übertragung Ihrer Informationen, falls The KOL Connection mit einem anderen Unternehmen fusioniert oder von einem anderen Unternehmen gekauft wird.

WIE WIR IHRE DATEN SICHER SPEICHERN, ÜBERTRAGEN UND VERARBEITEN

Die Daten, die wir von Ihnen erheben, werden auf verschlüsselten Servern sicher gespeichert. Sie können an einen Ort außerhalb Ihres Heimatlandes übertragen und dort gespeichert werden und können von unserem Team verarbeitet werden, das außerhalb des Vereinigten Königreichs, Europa und den USA tätig ist und mit uns oder über Zulieferer arbeitet.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch über andere Compliancemechanismen verarbeiten, einschließlich Datenverarbeitungsvereinbarungen basierend auf EU-Standard-Vertragsklauseln.

Durch die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten stimmen Sie dieser Übermittlung, Speicherung und Verarbeitung zu. Wir unternehmen alle angemessenen erforderlichen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Erklärung verarbeitet werden.  Trotz dieser Vorsichtsmaßnahmen können keine Datensicherheitsmaßnahmen immer eine 100-prozentige Sicherheit garantieren.

INTERNATIONALE TRANSFERS

Wann immer wir Ihre personenbezogenen Daten in einen anderen Gerichtsstand transferieren, werden wir geeignete Maßnahmen zu deren Schutz unternehmen, einschließlich den folgenden:

• Treffen von Vereinbarungen mit Dritten, die Klauseln enthalten, die einen adäquaten Schutz Ihrer Informationen bieten, wobei dies nicht weniger Schutz ist als von der EU-Kommission bestimmt. Eine Vorlage finden Sie hier:https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection_en; oder
• Anderweitige Sicherstellung, dass Ihre Informationen nur an Dritte in Gerichtsständen übermittelt werden, die mindestens den gleichen Datenschutz für personenbezogene Daten bieten, wie der Gerichtsstand, aus dem die Daten stammen. Beispielsweise, wenn die Daten aus dem EWR oder UK stammen und in ein Drittland transferiert werden, das laut Einschätzung der EU-Kommission oder UK ICO adäquaten Schutz für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten bietet.

DATENVERARBEITUNG UNTER VERWENDUNG VON KÜNSTLICHER INTELLIGENZ (KI)

The KOL Connection verpflichtet sich zum ethischen und verantwortlichen Einsatz künstlicher Intelligenz (KI).  Wann immer wir KI-Systeme einsetzen, stellen wir sicher, dass diese so entworfen wurden, dass sie die Menschenrechte, Privatsphäre und Würde respektieren und Transparenz, Fairness und Rechenschaft sicherstellen. Wir implementieren robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten (einschließlich Anonymisierung), auditieren unsere Systeme regelmäßig und bieten klar verständliche Erklärungen der KI-Outcomes. Des Weiteren überwachen, bewerten und beurteilen wir kontinuierlich unsere Zulieferer, die KI-Technologien einsetzen und setzen ausschließlich Zulieferer ein, die Sicherheitsmaßnahmen inkorporieren, die sicherstellen, dass die Verarbeitung keine Rechte Dritter beeinträchtigt.

WIE LANGE WIR IHRE PERSÖNLICHEN INFORMATIONEN SPEICHERN WERDEN

Ihre persönlichen Daten werden nicht länger gespeichert als für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich oder durch Gesetze vorgeschrieben.

Personenbezogene Daten in Zusammenhang mit Marktforschung werden maximal 7 Jahre nach dem Ende der Marktforschungsstudie gespeichert.

Wenn Sie eine Einverständniserklärung für die Teilnahme an einer Marktforschungsstudie unterzeichnen, werden Ihr Name, das Datum und die Höhe der ausgezahlten Aufwandsentschädigung für 6 Jahre gespeichert, zu Buchhaltungs- und Auditierungsgründen.

Informationen, die in Zusammenhang mit der Meldung unerwünschter Ereignisse erfasst wurden, können ohne Frist gespeichert werden, um die gesetzlichen Anforderungen für die Meldung unerwünschter Ereignisse zu erfüllen.

Personenbezogene Daten in Zusammenhang mit Stellenbewerbungen werden maximal 1 Jahre nach dem Ende des Rekrutierungsprozesses gespeichert.

Bei weiteren Fragen zu unseren Speicherleitlinien kontaktieren Sie uns unter team@thekolconnection.com.

IHRE RECHTE UND IHR ZUGANG ZU INFORMATIONEN

Wir möchten sicherstellen, dass Sie sich über alle Ihre Datenschutzrechte im Klaren sind. Diese können in Abhängigkeit von der rechtlichen Grundlage für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten variieren.

• Das Recht auf Zugang – Sie haben das Recht, auf Bestätigung, dass Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden und das Recht, Kopien der personenbezogenen Daten, die wir gespeichert haben, anzufordern.
• Das Recht auf Korrektur – Sie haben das Recht, die Korrektur aller Informationen anzufordern, die Ihrer Ansicht nach nicht korrekt sind. Sie haben außerdem das Recht, Informationen, die Ihrer Ansicht nach unvollständig sind, zu vervollständigen.
• Das Recht auf Löschung – Sie haben unter bestimmten Bedingungen das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern.
• Das Recht Einschränkung der Verarbeitung – Sie haben unter bestimmten Bedingungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern.
• Das Recht des Einspruchs gegen die Verarbeitung – Sie haben unter bestimmten Bedingungen das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Einspruch einzulegen.
• Das Recht auf Datenportabilität – Sie haben unter bestimmten Bedingungen das Recht, zu fordern, dass wir die von uns erhobenen Daten an eine andere Organisation oder direkt an Sie übermitteln.

Wenn Sie regelmäßige Informationen von uns abonniert haben oder auf einer Kontaktliste stehen, können Sie die Entfernung hiervon anfordern, indem Sie eine E-Mail an  team@thekolconnection.com senden.

Unter besonderen Umständen kann Ihr Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten eingeschränkt sein, insbesondere dann, wenn aufgrund dieses Zugangs die Rechte anderer Personen als Ihnen eingeschränkt würden.  Wenn wir zu dem Schluss kommen, dass Ihr Zugang in einem spezifischen Fall eingeschränkt werden sollte, würden wir Ihnen eine Erklärung unserer Schlussfolgerung geben und Anfragen Ihrerseits beantworten.

Bitte beachten Sie, dass es in einigen Fällen nicht mehr möglich ist, Ihnen unsere Dienste weiterhin anzubieten, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten löschen lassen möchten oder gegen deren Verarbeitung Einspruch einlegen.

Um auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen (oder eines der anderen Rechte auszuüben), müssen Sie keine Gebühr bezahlen. Sollte Ihre Anfrage jedoch eindeutig grundlos, repetitiv oder übertrieben sein, können wir Ihnen eine angemessene Bearbeitungsgebühr in Rechnung stellen. Alternativ haben wir das Recht, die Bearbeitung Ihrer Anfrage zu verweigern.

Sollten Sie eines dieser Rechte ausüben wollen, wenden Sie bitte per E-Mail unter  team@thekolconnection.com an uns oder rufen Sie Nicole Boven an unter +44 (0)20 3008 8196. 

Sollten Sie eine Beschwerde einreichen wollen oder wenn Sie das Gefühl haben, dass wir Ihre Bedenken nicht zufriedenstellend bearbeitet haben, haben Sie das Recht, Ihre zuständige Aufsichtsbehörde für Datenschutzbelange zu kontaktieren und dort eine Beschwerde einzureichen.

ZEIT ZUM ANTWORTEN

Wir bemühen uns, alle legitimen Anfragen innerhalb eines Monats zu beantworten. In seltenen Fällen kann es länger als einen Monat dauern, beispielsweise, wenn Ihre Anfrage besonders komplex ist oder Sie mehrere Anfragen gestellt haben. In solchen Fällen werden wir Sie informieren und auf dem Laufenden halten.

ÄNDERUNGEN AN UNSEREN VERTRAULICHKEITSREGELN

Wir prüfen unsere Vertraulichkeitserklärung regelmäßig und behalten das Recht vor, diese jederzeit zu revidieren. Am Anfang der Vertraulichkeitserklärung finden Sie ein Datum, das anzeigt, wann die letzte Aktualisierung stattfand. Bitte schauen Sie diese Erklärung jedes Mal neu an, wenn Sie in Erwägung ziehen, personenbezogene Informationen anzugeben.

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